[Rob]

Hoi Matthijs, nog een laatste puntje en dan stop ik er echt even mee ! 😉
Je schreef “… Onze verzoeken om de notulen van de aprilvergadering tijdig aan de leden te sturen, werden gedwarsboomd. Hoewel de notulen (ik heb dat toen nagegaan) de afgelopen jaren steeds binnen een week werden gepubliceerd (soms zelfs binnen 3 dagen), duurde het nu een maand voordat ze werden verstuurd. Met één overduidelijke bedoeling: dat wij niet meer naar de kantonrechter konden om vernietiging in te roepen.”
Daarvoor citeerde je art.5:130BW.
Daarin staat letterlijk “… dat het verzoek tot vernietiging binnen een maand na de dag waarop verzoeker van het besluit heeft kennis genomen of heeft kunnen kennis nemen moet worden gedaan.
Als jij de vergadering bijgewoond hebt, heb je op dat moment dus al kennis van het besluit genomen ongeacht of de notulen een dag, een week of maanden later verschijnen.
En deze “… Onze eigen bijzondere ledenvergadering heeft de notulen van de beheerder niet goedgekeurd en deze – met algemene stemmen – vervangen door de door ons ‘gecorrigeerde’ notulen.” lijkt me helemaal uit den boze !
De notulen moeten een weergave zijn van hetgeen in de betreffende vergadering besproken is, ook al zou die vol nietige/vernietigbare besluiten staan.
 

[Rob]

Ik begrijp de insteek van Bob m.b.t. tot de wachttermijn en kan me daar goed in vinden.
Toch heb ik nog wel een andere, en naar mijn idee misschien geen onbelangrijke toevoeging over de extra ledenvergadering!
Het reglement zegt  “Vergaderingen worden voorts gehouden zo dikwijls de administrateur of de voorzitter zulks nodig achten, alsmede indien tenminste een nader in de akte te bepalen aantal eigenaars onder nauwkeurige schriftelijke opgave van de te behandelen punten zulks verzoeken aan de administrateur.”
Uit jouw eerste schrijven in deze topic lees ik:
“… We hebben zelf een bijzondere ledenvergadering uitgeroepen op basis van art. 34.3, waarvoor 14 ledenverzoeken benodigd waren. Met mijn buurman ben ik de leden langs gegaan en we verzamelden geen 14 handtekeningen maar 26.”
In de passage van jouw brief aan de bestuurder waarin het verzoek aan de bestuurder behandeld wordt lees ik afsluitend
“Met vriendelijke groet,
mede namens [naam] en [naam],
[mijn naam]”
Waarmee ik wil zeggen, slechts 3 eigenaren hebben het daadwerkelijke verzoek gedaan in tegenstelling tot de benodigde 14.
Naar mijn idee mocht op grond daarvan de bestuurder het verzoek gewoon naast zich neerleggen en mochten de leden dus ook niet op eigen iniatief de vergadering op dat moment organiseren.
Naar mijn mening zijn dus ook alle besluiten op de “illegale” vergadering nietig (dan wel vernietigbaar , dat weet ik zelf nu even niet meer 😉 maar ik denk nietig ! ) met alle mogelijke risico’s van dien !!
Ook met betrekking tot het vervolgtraject.
 
 
 

[Rob]

Aan de reactie van William zou ik nog graag toevoegen:
of;  het risico op een gegeven moment een grote eenmalige bijdrage te moeten leveren om bepaalde noodzakelijke onderhoudswerkzaamheden uit te voeren.

[Rob]

Hoi Matthijs,
“… Een fundamenteel totstandkomingsgebrek, zoals het niet voldoen aan de quorumeis, leidt wel tot nietigheid van het besluit, zo is algemeen aanvaard.
Ik voeg daaraan toe: het buiten de telling houden van (volmacht)stemmen is minstens zo ernstig, zo niet nóg erger, dan het niet voldoen aan de quorumeis.”
Uiteraard dient er rekening gehouden te worden met volmachtstemmen.
Toch heb ik grote twijfels bij  jouw toevoeging en wel hierom:
Een volmachtgever geeft de gevolmachtigde het recht om namens hem in de vergadering het woord te voeren en het stemrecht uit te oefenen.
Het is dan de gevolmachtigde die de belangen van de volmachtgever moet behartigen.
Wanneer deze gevolmachtigde niet duidelijk zijn stem als gevolmachtigde kenbaar maakt is dat aan henzelf te wijten.
“… en eerste: een besluit dat nietig is, wordt geacht niet te bestaan. Nietigheid hoef je dus niet in te roepen, die is er van rechtswege. Het is de andere partij die – wanneer zij het hier niet mee eens is – naar de rechter moet om de nietigheid te betwisten.”
Dat is onjuist !
In beginsel is voor het inroepen van de nietigheid van een besluit geen rechterlijk vonnis vereist. Het zal overduidelijk zijn dat de bestuurder de nietigheid betwist, maar ook kan er bijvoorbeeld al uitvoering gegeven worden aan een nietig besluit.
Het is dan jouw belang om bij de rechter de door Bob aangegeven “verklaring voor recht” te krijgen dat het besluit daadwerkelijk nietig is.
“… Die is interessant. Is er een maand wachttermijn voordat een door de leden zelf uitgeroepen vergadering mag plaatsvinden? In ons reglement niet (art. 34.3 en 34.4).”
Ja, die wachttermijn is er. Ook in jullie reglement (art. 34-4)
“… De verantwoordelijkheid om een door de leden aangevraagde vergadering binnen een maand te organiseren, ligt bij de beheerder/bestuurder.”
Dat is juist, maar daarna hanteer je een onjuiste interpretatie van art.34-4
Wanneer jullie bij de bestuurder het verzoek doen om een extra vergadering te organiseren op datum A (datum waarop het verzoek is ingediend) heeft de bestuurder tot een maand na datum A de tijd om aan dat verzoek te voldoen.Pas NA die maand mogen de leden, met inachtneming van het reglement, zelf een vergadering houden.
Rekening houdend met de oproeptermijn van 8 dagen (MR1973, maar kan je ook even opzoeken in jullie eigen akte) zou dus feitelijk 1 maand en 8 dagen na datum A deze door de leden belegde vergadering gehouden kunnen worden.
Uit jouw tekst begrijp ik dat jullie eigen vergadering daarmee te vroeg is geweest en er , met de woorden van Bob ;), dus sprake is van eigenmachtig optreden in strijd met de akte van splitsing.
“… Het enige feit dat vaststaat is dat er door de beheerder onrechtmatige daad is gepleegd door buiten het mandaat van de ALV installaties weg te breken en te vervangen, boven het toegestane bedrag en geheel buiten het normale onderhoud.”
Hiermee kan ik het dan wel weer eens zijn 😉
“… Met dat reservefonds van ons durf ik zo’n (ook leerzaam) rechtzaakje wel aan 😉”
Een beetje tegenstrijdig met hetgeen je in een reactie aan Carla schreef 😉 namelijk,
“Tegelijk ligt hier ook een gevaar. Een goed gevuld reservefonds heeft vaak een tantaliserende aantrekkingskracht op sommige leveranciers en dienstverleners en ja, soms ook op eigenaren in de VvE zelf. Het is een grote snoeppot waaruit sommigen wat extra graantjes proberen mee te pikken, veelal onder het mom van: “Ach, er is zoveel geld, dan maakt dat beetje toch niet uit? Dat merkt men toch niet?”
Persoonlijk geef ik het reservefonds liever uit aan “onnodige” extra’s dan aan rechtszaken waar bijna nooit iemand beter van wordt, behalve dan de juristen in een chic advocatenkantoor in een kapitaal pand aan een historische, deftige laan ; -)

[Rob]

@Bob, Hartelijk dank voor de uitleg !
@Carla,
“… Sjongejonge……wanneer je hier, als geïnteresseerde lezer de laatste topics leest, zou de moed je in de schoenen zakken voor wat betreft het reilen en zeilen in bepaalde VvE’s.”
Ik denk dat dat inherent is aan forums al deze.
Veelal bezoekt men deze forums pas wanneer men tegen problemen is aangelopen in de VvE.  En…, waar doorgaans alleen problemen gepost worden komt er vaak ook een negatief beeld naar buiten. Maar gelukkig zijn er ook vele VvE’s waar het wel goed gaat, waaronder de jouwe 🙂

[Rob]

Een andere vraag die bij mij opkomt gaat over deze tekst:
“… Ik had de voorzitter dit op een papiertje voorgelegd en nadat hij dit had genoemd, kon ik aan de vergadering uitleggen wat dit inhield: dat alle overige besluiten van de jaarvergadering dus nietig waren. En dus besloot onze juli-vergadering dat ook de bestuursbenoeming én de reservering voor de bouwadviseur én de decharge nietige besluiten waren.”
Mag/kan een ALV eerder genomen besluiten nietig/ongeldig verklaren?
Ik heb daar eerlijk gezegd hele grote twijfels over.
Naar mijn idee kan/mag alleen een rechter een besluit daadwerkelijk nietig verklaren.
Tenslotte Matthijs, heeft de VvE ook alle punten in het reglement m.b.t. een extra vergadering door de eigen leden in acht genomen, zoals bijvoorbeeld de maand wachttijd na het verzoek aan de bestuurder een extra vergadering uit te schrijven?

[Rob]

Het lijkt me inderdaad zeer verstandig de zaak eens voor te leggen aan een jurist !
Mijn persoonlijke mening m.b.t. de nietige besluiten:
Als er al sprake zou zijn van een totstandkomingsgebrek is het naar mijn idee geen fundamenteel totstandkomingsgebrek en zouden de besluiten in dat geval niet nietig maar vernietigbaar zijn.
Het is namelijk helemaal niet wettelijk vastgelegd op welke wijze de stemmen uitgebracht moeten worden. (lees dit artikel op vverecht.nl)

[Rob]

Hoi Matthijs,
Inderdaad heb ik hier een foutje gemaakt.
Ik wilde dan ook schrijven:
Naar mijn beste weten heeft geen enkele reageerder in dit topic (inclusief mijzelf ) aangegeven dat een extern administratiekantoor (beheerder)  nimmer administrateur (bestuurder) KAN zijn.
En daar sta ik ook nog steeds achter !
Het staat misschien niet helemaal gelukkig omschreven op de site van Nederlandvve, maar het is niet onjuist wat er staat en naar mijn mening ook niet strijdig met hetgeen in het artikel op vverecht.nl staat.
Voor wat betreft de decharge aan de bestuurder die tevens beheerder is verwijs ik je dan ook graag naar hetgeen William daarover heeft geschreven in een eerdere reactie hierboven !

[Rob]

Hoi Matthijs,
Ai, nu lees ik een misvatting volgens mij.
“… Heette het tot vanmiddag nog dat een externe leverancier/beheerder nimmer bestuurder of administrateur kan zijn…”
Naar mijn beste weten heeft geen enkele reageerder in dit topic (inclusief mijzelf ) aangegeven dat een extern administratiekantoor (beheerder)  nimmer administrateur (beheerder) KAN zijn.
Als jij dat hier ergens hebt gelezen hebt, hoor ik dat graag !
Dat staat ook niet op de website van NederlandVVE.
Ik vraag me dan ook af welke strijdigheid jij leest in de twee aangeboden artikelen?

[Rob]

Matthijs, waar jij zegt moeite mee te hebben, die vierslag, die onmogelijke configuratie, die knoop van ariadne, is nu precies de structuur die in een VvE van toepassing is of behoort te zijn 🙂
Volgens die structuur kan de VvE prima bestuurd worden en is het totaal onnodig (misschien zelfs onhandig 😉 ) om de artikelen 42 t/m 45 van het reglement af te knippen 🙂

[Rob]

Hoi Matthijs,
Inderdaad wil ik ook wel even duidelijkheid hebben over jullie administratiekantoor (beheerder).
Is het administratiekantoor(beheerder) door de vergadering benoemd als administrateur (bestuurder) ?
Dit zou namelijk strijdig zijn met een eerdere reactie waarin je schrijft:
“Vooralsnog hebben wij het binnen onze VvE soepel opgelost. Onze (nieuwe) beheerder zorgt voor de administratie, de betalingen en de aansturing van dienstverleners en leveranciers. Wij als bestuur (3 leden) bewaken de besluiten van de ALV en handelen verder naar bevind van zaken. Ik ben benoemd als voorzitter van de vergadering en tevens als voorzitter van het bestuur.”
Naast het feit dat vele beheerders zoals William al eerder aangaf niet staan te springen om ingeschreven te staan als bestuurder kan je je ook nog afvragen of dat wenselijk zou zijn binnen de VvE.
Een interessant artikel daarover is te lezen op VVErecht.nl
In dat licht gezien zou mijn voorkeur gaan naar optie 1 😉
 
 

[Rob]

Hoi Matthijs,
Je schreef “… De oplossing die Bob had bedacht (optie 1) speelt al een tijdje door mijn gedachten. Ik vind die slim bedacht, maar vraag me af of ze werkbaar is, zeker gezien de bestaande spraakverwarring”
Ik kan alleen maar zeggen, probeer de aanwezige spraakverwarring los te laten en noem de poppetjes bij hun juiste (functionele) naam.
Het komt dan echt wel goed en zal je zien dat het MR daar best duidelijk over is.
Dan is ook optie 1 gewoon goed werkbaar.
Misschien ook nog wel leuk om te weten, het is natuurlijk niet zo dat een externe beheerder geen enkele eigen aansprakelijkheid draagt voor zijn handelen.
Lees daarover bijvoorbeeld onder het kopje “decharge alleen voor bestuurders” in dit artikel van NederlandVvE
Brengt mij direct bij een opmerking van William
“… Mijn mening is dat een professioneel beheerder de morele plicht heeft om een bestuur (en/of overige leden) enigszins op te voeden. Als de situatie andersom is, heb je de verkeerde beheerder aangesteld.”
Als ik zie hoeveel professionele vvebeheerders (ook de onze ) er nog zijn die de vergadering verzoeken om naast het bestuur ook henzelf decharge te verlenen, dan moet er nog heel wat opgevoed worden aan die kant 😉

[Rob]

Hoi Matthijs,
Helaas is naar mijn idee de enige die zorgt voor de nodige begripsverwarring jijzelf.
Dat komt nog eens duidelijk naar voren in het gesprek met je buurman.
“…Vervolgens wees ik hem erop dat in ons beider reglementen dat wat wij voor het gemak ‘bestuur’ noemen, feitelijk ‘de commissarissen’ zijn.”
De commissarissen zijn GEEN bestuurders.
Dat zijn én blijven twee separate organen binnen de VvE.
Ik wil dan ook niet de conclusie delen dat het een zooitje is in VvE-land.
Het kan wel een zooitje worden als VvE’s hun eigen draai en invulling geven aan de verschillende functies en organen binnen de VvE.
En ook daar is een voorbeeld van te lezen.
“… Daarnaast hebben wij besloten om de KCC en de TC afzonderlijk te benoemen, en dus geen deel uit te laten maken van het bestuur (formeel de RvC). ”
Nogmaals: het bestuur is GEEN RvC (niet formeel en ook niet informeel)
Ook een eventueel benoemde KCC maakt nooit deel uit van het bestuur.
In BW2:48 lid 2 is te lezen:
“Ontbreekt een raad van commissarissen en wordt omtrent de getrouwheid van de stukken aan de algemene vergadering niet overgelegd een verklaring afkomstig van een accountant als bedoeld in artikel 393 lid 1, dan benoemt de algemene vergadering jaarlijks een commissie van ten minste twee leden die geen deel van het bestuur mogen uitmaken.”
In jouw VvE moet op grond van art. 46 een raad van commissarissen benoemd zijn.
Deze ontbreekt dus niet, en de RVC doet de controle op het bestuur en de kascontrole’.
Er hoeft in dat geval dus geen extra kascommissie benoemd te worden.
In jouw VvE zijn er naar mijn idee 2 opties om alles goed te regelen.
Optie 1 ( De optie die Bob hier eerder heeft omschreven):
Bob schreef: “… De Vergadering benoemt jou en de 2 andere leden tot administrateur, dan zijn jullie het “ledenbestuur”.
De vergadering besluit om ter ondersteuning van het bestuur een beheerskantoor te contracteren. De beheersovereenkomst beschrijft wat de beheerder, onder verantwoordelijkheid van het bestuur, voor de VvE moet doen.
De Vergadering benoemt het in de AvS verplicht gestelde aantal commissarissen, en als ik de door jou geciteerde AvS goed heb gevat heb je met 1 van de 3 commissarissen ook meteen een VvdV, en de KCC is ook direct gevormd (onder voorbehoud van inhoud van de artikelen betreffende de RvC).”
Optie 2:
De vergadering benoemt het externe administratiekantoor tot administrateur (bestuur).
De vergadering benoemt de 2 andere leden als lid van de raad van commissarissen, waar jij als benoemd VvdV ambtshalve ook lid van bent.

[Rob]

Ik kan me dat aan één kant ook wel goed voorstellen William.
Dat betekent echter wel dat beheerders zonder gevolgen in strijd kunnen blijven handelen met de akte en dat zou in mijn ogen onmogelijk moeten zijn wanneer zij SKW gecertificeerd zijn.

[Rob]

Hoi Matthijs,
Je schreef:
“… Maar ik houd staande (en het blijkt ook uit diverse discussies hier) dat de begrippen administrateur, bestuur, administratiekantoor, bestuurder, bestuurs-leden voortdurend door elkaar heen worden gebruikt. Commissarissen worden meestal niet genoemd, of verward met leden van een ‘technische’, ‘financiële’, ‘bouwkundige’ commissie.
Vier mensen op dit forum mogen dan van mening zijn dat zij het wél snappen, maar niemand heeft ons tot nu toe kunnen uitleggen welke twee instanties in de (modernere) MR’s en/of het BW nu eigenlijk de dualiteit waarborgen, d.w.z. de uitvoerende tegenover de controlerende instantie.”
Die dualiteit wordt gewaarborgd door aan de ene kant de administrateur (bestuur) en aan de ander kant de kascontrolecommissie, of in jouw geval de raad van Commissarissen.
In je laatste bericht schreef je:
“… Het behoeft geen betoog waarom er een instantie moet zijn die toezicht houdt op een externe bestuurder die ‘slechts een leverancier van diensten’ is.
In zo’n verenigingsjaar kan er heel wat mis gaan en kan heel veel geld uit de verenigingskas verdwijnen, gezien of ongezien.”
In die zin zit al een wezenlijke fout.
Wanneer het administratiekantoor ‘slechts een leverancier van diensten’ is, dan is het geen externe bestuurder en dus is dat administratiekantoor (beheerder) NIET “de administrateur (het bestuur)”.
Wanneer het administratiekantoor (beheerder) niet “de administrateur (het bestuur)” is, zal er dus door de VvE een “administateur (bestuur)” benoemt moeten worden.
Je schreef eerder :
“… Waarom vertel ik dit allemaal?
Ik denk dat uit deze casus blijkt hoe belangrijk een leden-bestuur kan zijn. In plaats van (of naast) een ‘professionele bestuurder’, zijnde een commercieel bedrijf.
Wee de VvE die alles aan zo’n ‘professionele’ bestuurder overlaat en puur formeel één, drie of vijf ‘commissarissen’ als toezichthouders aanstelt, vaak tegen heug en meug.
Dat is bijna vragen om ellende.”
Daarna schreef je in een reaktie :
“… Het blijft hoe dan ook een hybride toestand. We hebben namelijk een contract met het ondersteunend kantoor, waarin staat opgesomd wat het kantoor voor onze VvE doet.
Daarnaast staat echter in de akte vermeld wat de ‘administrateur’ (ofwel de bestuurder) allemaal geacht wordt te doen, en dat is geen pretje (een ‘bestuur’ van vrijwilligers zou hier bijna een dagtaak aan hebben).
Zouden wij ons dus als (fictieve) ‘administrateur’ laten benoemen, dan zouden we een last op onze rug nemen die je echt niet van leden/eigenaren mag eisen (nog afgezien van de daarmee gepaard gaande verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid).”
Ten eerste is het woordje (fictieve) daar niet op zijn plaats, fictieve bestuurders bestaan niet.
Ten tweede …. je zegt dat een leden-bestuur heel belangrijk is, maar je vindt óók dat je van dat leden-bestuur niet mag eisen dat zij de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid dragen voor alle werkzaamheden die bij het bestuur horen.
Het zal je misschien verrassen, maar dat is toch echt de praktijk in het overgrote deel van alle VvE’s, leden binnen de VvE die het bestuur van de VvE vormen en derhalve bestuursverantwoordelijkheid en aansprakelijkheid dragen.
Wanneer de ALV besluit om de administratie uit te besteden aan een administratiekantoor (beheerder) is het bestuur daarvoor eindverantwoordelijke
Da’s ook de reden waarom decharge aan het bestuur verleend dient te worden en niet aan het administratiekantoor (beheerder).

[Auteur]

Berichten