Stappenplan VvE Software kiezen

Steeds meer VvE’s kiezen ervoor om belangrijke bestanden ‘in de cloud’ op te slaan, om hun financiële administratie in speciale VvE software te doen of een combinatie daarvan. Er zijn vele aanbieders van administratiesoftware: sommige softwarepakketten zijn speciaal voor VvE’s ontwikkeld, andere zijn meer algemeen van aard. Alle oplossingen hebben weer andere functies. Het kiezen van een geschikt pakket kan dus lastig zijn. Met onderstaand stappenplan kiest u de software die voor uw VvE het meest geschikt is.

Stap 1: bepaal wat de VvE zoekt

De eerste stap is om te inventariseren waar de VvE naar op zoek is. Zo zal bepaald moeten worden of de VvE via de software alleen documenten (zoals de splitsingsakte, verzekeringspolis, notulen, enzovoorts) wil delen, of met de VvE software ook de financiële administratie moet worden gedaan, en of betalingsherinneringen en aanmaningen daarin automatisch gegenereerd moeten worden. Ook zal bepaald moeten worden of de VvE wil dat de administratie 24-uur per dag beschikbaar is. Hieronder treft u een lijst van functionaliteiten die bij die inventarisatie betrokken kunnen worden:[nonmember]VERDER LEZEN? Neem nu een abonnement bij Nederlandvve.nl door hier te klikken.[/nonmember][member]

  • documenten delen;
  • financiële administratie;
  • ‘leest’ de software bankafschriften (MT940 bestanden) automatisch?
  • genereert de software de jaarstukken met één druk op de knop?
  • kan de software automatisch herinneringen en aanmaningen aanmaken?
  • kan een VvE-incassobureau direct toegang worden gegeven tot de software?
  • kan een financiële begroting worden opgemaakt in het systeem?
  • houdt de begroting rekening met het MJOP van de VvE?
  • houdt de software rekening met verschillende verdeelsleutels?
  • biedt de software een communicatieplatform (forum);
  • kan met de software vergaderstukken worden opgemaakt (presentielijst, uitnodiging, agenda, etc.)?
  • moet de software op een computer worden geïnstalleerd of werkt het in de cloud (SAAS)?
  • enzovoorts.

Het bestuur doet er verstandig aan om ook in de VvE-vergadering (ALV) te toetsen welke wensen de eigenaren hebben. Omdat het vaak even duurt om het werken met de software onder de knie te krijgen, zal er later niet snel van software veranderd worden. De keuze is dus vaak voor meerdere jaren, zodat het van belang is zeker te weten of de software echt helemaal aan alle wensen voldoet.

TIP: vraag aan de vergadering mandaat om zelf de knoop door te mogen hakken bij het kiezen van de software. Dat voorkomt dat het bestuur weer een nieuwe vergadering moet organiseren.

Stap 2: maak een lijst van aanbieders die aan de eisen voldoen

De tweede stap is om een lijst te maken van aanbieders die aan de vereisten voldoet. Aan het slot van dit stappenplan staat een lijst met alle aanbieders van software c.q. oplossingen die specifiek gericht zijn op VvE’s. Benader vervolgens die aanbieders en vraag:

  • wat de jaarlijkse kosten zijn van de oplossing;
  • of (voor)kennis van het werken met (boekhoud)software vereist is;
  • of er een demo-versie beschikbaar is of gebruik kan worden gemaakt van een gratis proefperiode, en;
  • welke support er geboden wordt.

Het kan zijn dat er op basis daarvan al enkele van de lijst afvallen. Ga verder bij stap 3 met de overblijvende aanbieders op de lijst. Probeer de lijst beperkt te houden tot niet meer dan 3 à 4 aanbieders: testen kost namelijk veel tijd.

TIP: Nederlandvve.nl adviseert om alleen verder te gaan met een softwareaanbieder als er een demo-versie of gratis proefperiode is. De gebruiksvriendelijkheid van de diverse oplossingen varieert namelijk sterk en de enige manier om erachter te komen of je daadwerkelijk met de VvE software kunt werken, is door het te proberen.

Stap 3: ga de VvE software testen!

Uitproberen van de software is essentieel en de enige manier om erachter te komen of het pakket echt voldoet. Daarom is het van belang om er bij stap 2 al voor te zorgen dat de lijst met aanbieders niet al te lang is. Om de software goed te kunnen testen zal de demo-versie of proefversie ook helemaal ‘ingericht’ moeten worden. De appartementsrechten moeten er in geprogrammeerd worden, net zoals de eigenarenlijst en de laatste jaarstukken. Dat kost veel tijd, maar als een keuze wordt gemaakt voor een bepaald pakket, dan hoeft dat inrichten vaak niet nog een keer te gebeuren.

Stap 4: maak de keuze

Na stap 3 kan meestal al een keuze worden gemaakt. Zit er geen geschikte kandidaat tussen? Kijk dan of stap 1 dan herhaald kan worden waarbij minder functionaliteiten meegenomen worden. Dat zou bij stap 2 voor meer kandidaten kunnen zorgen. De conclusie zou ook kunnen zijn dat de VvE wellicht niet meer haar eigen administratie wil doen (omdat het te ingewikkeld blijkt te zijn bijvoorbeeld). In dat geval kan de VvE op zoek gaan naar een professioneel VvE-beheerder.

Lijst aanbieders VvE software

Hieronder treft u een lijst van aanbieders van VvE software, met links naar hun websites: